Ausschreibung Multitouch-Tisch – Leitfaden und Mustervorlage für Leistungsverzeichnis

Multitouch-Tische gehören immer öfter zur Ausstattung von Showrooms, Demonstratoren und Ausstellungen von Forschungseinrichtungen. Öffentliche Ausschreibungen machen den ohnehin komplexen Beschaffungsprozess dabei nicht einfacher. Ein Multitouch-Tisch besteht aus verschiedensten Komponenten wie Hardware, Software, Content-Management, Service usw. Inhaltlich sind häufig noch viele Fragen offen, während mit Blick auf den Projekt-Zeitplan die Ausschreibung möglichst schnell erstellt und veröffentlicht werden soll. In diesem Artikel finden Sie neben praktischen Tipps auch eine hilfreiche Excel-Vorlage zur Vorbereitung einer Ausschreibung.

Wann muss ausgeschrieben werden?

Für öffentliche Auftraggeber ist die öffentliche Ausschreibung das Standardverfahren. Dabei wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten eingeladen. Innerhalb von unterschwelligen Wertgrenzen kann die Vergabestelle grundsätzlich begründend abweichende sinnvolle Verfahren wählen. Bei einer beschränkten Ausschreibung beispielsweise wendet sich die Vergabestelle direkt an einen begrenzten Kreis von Unternehmen und gibt nur diesen die Möglichkeit, ein Angebot abzugeben. Häufig erfolgen Ausschreibungen ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (Hier ein Überblick über die Ausschreibungsarten)

Multitouch-Tisch – was sollte ausgeschrieben werden?

Ein Multitouch-Tisch-Projekt besteht im Wesentlichen aus der Hardware und der Software. Dazu kommen ggf. noch Leistungen wie Konzeption, Installation vor Ort und Wartungsverträge. Einige Auftraggeber versuchen, eine Ausschreibung zu umgehen, indem sie den Multitouch-Tisch und die Multitouch-Software separat beschaffen und somit eventuell unter den relevanten Wertgrenzen bleiben. Im Falle einer Ausschreibung ist es in jedem Fall ratsam, die Hardware und Software in einzelnen Losen auszuschreiben und somit ggf. unabhängig voneinander vergeben zu können. Hintergrund ist, dass es eine ausreichende Anzahl von Anbietern gibt, die sich auf die Multitouch-Hardware oder aber die -Software spezialisiert haben. So kann es zum Beispiel Sinn machen, den Tisch mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis an einen Anbieter zu vergeben und die individuelle Software-Entwicklung an einen anderen Anbieter.

Ausschreibungsunterlagen – was ist zu beachten?

Eine ganze Menge! Sie sind vermutlich kein Experte für Multitouch-Tische und haben eventuell wenig Erfahrung mit solchen Projekten. Auch wenn die inhaltliche Planung Ihres Projektes noch nicht abgeschlossen ist, sollten Sie dennoch konkrete Anforderungen in der Ausschreibung definieren. Somit werden Sie passendere Angebote erhalten und die Erfolgsaussichten Ihres Projektes deutlich erhöhen.

Wir haben für Sie eine hilfreiche Excel-Vorlage für die Ausschreibung eines Multitouch-Tisches (.xlsx Download) erarbeitet, welche die wichtigsten Eckpunkte abdeckt. Diese Vorlage ist als unverbindliche Hilfestellung zu verstehen und hat selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Korrektheit für konkrete Ausschreibungen. (Darüber hinaus lohnt sich vielleicht auch ein Blick in unser Whitepaper „In 8 Schritten zum erfolgreichen Multitouch-Tisch-Projekt“)

Unser Tipp: Konzepterstellung vor der eigentlichen Ausschreibung

Ein Fehler, den wir insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern häufig sehen: Die Beschaffung bzw. Ausschreibung erfolgt, noch bevor im Detail feststeht, was der Multitouch Tisch im Detail leisten soll. Viele Anforderungen und Kriterien was beispielsweise die Software und das Content-Management angeht bleiben zunächst unklar. Das kann negative Auswirkungen auf das Ergebnis haben, da die Vorstellungen später nicht mit dem gelieferten Produkt übereinstimmen. Es ist daher klug, sich lieber etwas mehr Zeit für ein abgestimmtes Konzept zu nehmen, welches dann eine fundierte Grundlage für das Leistungsverzeichnis darstellt.

Wer gewinnt die Ausschreibung? Kriterien für die Zuschlagserteilung

Von entscheidender Bedeutung sind dann noch die Kriterien, nach denen die Ausschreibung vergeben wird. Sie sollten klar nachvollziehbar sein und Ihrem Projektziel folgen. Die Kriterien werden in den Ausschreibungsunterlagen genannt und prozentual auf 100% Gesamtwertung verteilt. Mögliche Kriterien könnten beispielsweise sein:

• Passgenauigkeit des Angebotes auf die individuellen Vorgaben – 50%
• Qualität und Umfang der angebotenen Leistungen – 30%
• Angebots-Höhe (Preis) – 20%

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Multitouch-Tisch Ausschreibung und stehen für eine unverbindliche Beratung gerne zur Verfügung!