Checkliste für erfolgreichen Rollout: So gelingt die Installation Ihrer interaktiven Ausstellung

Nach intensiven Wochen und Monaten der Planung Ihrer Ausstellung, Ihres Showrooms oder Ihres Messestandes ist es endlich soweit. Zeit zum Durchatmen, denken Sie! Klar, um noch einmal Energie zu tanken, sagen wir. Denn gerade auf der Zielgeraden gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren, damit die geleistete Arbeit nicht durch den Transport oder die Installation von Hard- und Software zunichte gemacht wird. Aber keine Sorge, wir haben die wichtigsten Stolpersteine für Sie aufgelistet, damit Sie sie aus dem Weg räumen können. Und eine kleine Rollout-Checkliste, die Ihnen dabei hilft.

Vorbereitung ist alles: 4 Planungsschritte, die klassische Stolperfallen gekonnt umgehen

1. Benennen Sie klare Verantwortlichkeiten, die vor Ort anwesend sein müssen:
   Sowohl das beauftragende Unternehmen als auch der ausführende Dienstleister sollten natürlich auch zum finalen Abschluss ihre dedizierten Projektmanager*innen zur Verfügung stellen. Diese stellen beim Rollout vor Ort sicher, dass alle Gewerke und Arbeitspakete wie geplant und reibungslos ineinander greifen. Bei größeren interaktiven Ausstellungen empfehlen wir zusätzlich eine*n Bauleiter*in.
2. Stimmen Sie bereits im Konzept klare Schnittstellen ab:
   Bis zu welchem Punkt bereitet der Elektriker die Anschlüsse für die Lichtinstallation vor? Was muss der Trockenbauer beachten, damit die von der AV-Firma eingelassene Screenwall perfekt bündig abschließt?
3. Planen Sie genug Strom- und Netzwerkanschlüsse ein:
   Sie kennen das Problem von zu Hause – skalieren Sie es jetzt mal auf eine interaktive Ausstellung. Das gilt auch für physische Stolperfallen: Bodentanks und in Wänden versteckte Infrastruktur gehören zu einem soliden Verkabelungskonzept und ermöglichen spätere Veränderungen und Erweiterungen der Ausstellung. Auch technische Komponenten wie Serverracks, Access-Points und Switches finden so ihren Platz – unsichtbar, aber für die Wartung leicht zugänglich.
4. Führen Sie die Testphase VOR dem Rollout durch:
   Heben Sie sich Überraschungen für Ihre Besucher*innen auf. Und zwar die guten. Erfahrungsgemäß gibt es beim Rollout so viel zu tun, dass Sie “technische Überraschungen” möglichst vermeiden sollten. Zum Beispiel, indem Sie alle einzelnen Installationen (Multitouch-Tisch, technischer Demonstrator etc.) vorab in einer realistischen Umgebung testen. Rechtzeitig prüfen: Wie wirken Projektionen in der späteren Lichtsituation? Erfüllen die Signalleitungen tatsächlich die angegebenen Spezifikationen? Ist die Steuerung und Synchronisation des Gesamtsystems über die Netzwerkinfrastruktur robust? Und: Sie ahnen es, es geht noch weiter. Eine vollständige Aufzählung würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen. Kontaktieren Sie uns gern und wir teilen unverbindlich unsere Erfahrungen mit Ihnen.

Aufbau und Installation vor Ort: Checkliste für Projektverantwortliche auf den Baustelle

1. Transport und bauliche Integration:
Was in diesem Schritt passiert: Spezialisierte Dienstleister installieren beispielsweise eine Screen-Wall oder ein Soundsystem im Raum. Raumgreifende, nicht im Ganzen transportfähige, Installationen müssen vor Ort zusammengebaut werden.

• Sind sämtliche Hardware und Komponenten für den sicheren Transport vorbereitet und ihre Ankunft am exakten Installationsort mit Sicherheitspuffer vereinbart? 
• Für Messen, aber auch in Konzernen gilt: Sind alle Waren und vor Ort Mitarbeitenden angemeldet bzw. akkreditiert?

2. Letzte Tests und Anpassungen:
Was in diesem Schritt passiert: Effekte und Sensorik werden in einer letzten Feinjustierung auf den Punkt gebracht. Eventuell haben auch wichtige Stakeholder noch kleine Änderungswünsche an der Software. 

• Stehen die passenden Mitarbeiter*innen vor Ort bereit, um Last-Minute-Wünsche zu realisieren?
• Haben diese Zugriff und Berechtigungen zu einem cloudbasierten Content-Management-Systems (CMS), mit dem diese Änderungen problemlos umsetzbar sind?

3. Schulung und Übergabe:
Was in diesem Schritt passiert: Eine persönliche Schulung aller relevanten Mitarbeiter*innen schafft Sicherheit und ein gutes Gefühl, mit der interaktiven Ausstellung zu arbeiten und sie langfristig zu betreuen. 

• Sind Steuerung sowie CMS möglichst selbsterklärend, so dass sich die Einarbeitung auf Fragen und Wünsche konzentrieren kann?
• Steht jemand von Auftraggeber-Seite zur offiziellen Abnahme und Übergabe der Dokumentation bereit?

Unser letzter Tipp ist einer unser besten:

Timing und Flexibilität bedeuten alles in außergewöhnlichen interaktiven Projekten. Was jedoch in keinem Fall flexibel ist: das Eröffnungsdatum. Unser letzter Tipp lautet daher „Sicherheitspuffer einplanen“.

Was zunächst profan klingen mag, wird spätestens im Austausch mit externen Gewerken essentiell: Denken Sie daran, dass Sie auf deren Aufgaben und Arbeitspakete keinen direkten Einfluss haben. Nehmen Sie den Puffer aber auch wörtlich, zum Beispiel indem Sie sich für das hochwertige Kabel entscheiden oder ein weiteres ungenutztes mit in den Kanal ziehen lassen. Dimensionieren Sie Stromkreise und Switches lieber etwas größer als unmittelbar notwendig.

Dieser Großzügigkeit in den Details verdanken Sie am Ende nämlich ihr großzügiges „Kein Problem!“, wenn Kurator*innen und Showroom-Manager*innen beim Rollout noch einen spontanen Wunsch haben…