Wartung und Support für interaktive Ausstellungen

„Läuft“, ist vermutlich alles, was Sie hören wollen, wenn Ihre interaktive Ausstellung oder Ihr interaktiver Showroom öffnet. Und so sollte es auch Ihr Zielpublikum wahrnehmen. Die Geheimnisse reibungslos laufender Installationen klingen wenig magisch, machen Ihre Ausstellung aber jederzeit einsatzbereit und voll funktionsfähig: reibungslose Wartung und schneller Support.

Mögliche Probleme im Betrieb einer interaktiven Ausstellung

Wurde Ihre Ausstellung sorgfältig geplant und umgesetzt, sind potenzielle Schwachstellen dementsprechend robust gestaltet. Dazu gehören beispielsweise besonders beanspruchte Exponate, die genau aus diesem Grund mit hochwertigen Hardware-Komponenten realisiert werden. Wozu brauchen Sie also Wartung und Support? Wir haben da ein paar Erfahrungen gesammelt…

6 häufige Fehler und Probleme bei interaktiven Ausstellungen:

1. Ungewolltes Verhalten: Bei komplexen Installationen und Ausstellungen kann womöglich nicht jeder denkbare Nutzungsfall vorab ausgiebig getestet werden. Es kann daher vorkommen, dass Softwareanwendungen oder Steuerungssysteme erst im Betrieb unerwünscht reagieren. Im Zuge eines Wartungsvertrages werden solche Probleme unkompliziert analysiert und behoben.
2. Hardware-Defekte: Selbst unter hochwertigen IT-Komponenten für den Business-Einsatz kann es ab und zu „Montags-Modelle“ geben, die nach wenigen Jahren Betrieb unerwartet ausfallen. Das können z.B. PC-Komponenten, Bildschirme oder Adapter sein. Nach Möglichkeit sollten Hardware-Defekte direkt über Support-Verträge mit dem Hersteller abgedeckt sein. Dann gehen Reparatur oder Austausch vor Ort am schnellsten. Bei zahlreichen identischen Komponenten kann es sich auch lohnen, entsprechende Ersatzkomponenten sicherheitshalber zu lagern.
3. Probleme nach Stromausfall: Grundsätzlich sollte ein Stromausfall einem robusten IT-System nichts ausmachen. Falls danach jedoch eine falsche Boot-Reihenfolge der Komponenten zu Problemen führt, hilft oft ein Neustart der gesamten Ausstellung über die zentrale Steuerung. Stromausfälle oder Überspannungen können die interaktiven Systeme aber auch dauerhaft durcheinanderbringen. In diesem Fall ist schneller Support unerlässlich. Tipp: Um solchen Fällen vorzubeugen, können Sie den Einsatz einer USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) für Ihre Ausstellung in Betracht ziehen.
4. Fragen zum Content-Management: Das zentrale CMS der Ausstellung sollte selbsterklärend und fehlertolerant sein. Wer die Inhalte der Ausstellung pflegt, braucht erfahrungsgemäß dennoch einen gut erreichbaren Kontakt für mögliche Fragen und Probleme. Es kann immer vorkommen, dass eine defekte Datei das Layout einer interaktiven Station „zerschießt“. Oder es tauchen andere technische Unsicherheiten beim User auf. Letztlich sollte der Content Ihrer Ausstellung jederzeit aktuell sein. Und das braucht eine CMS-Pflege ohne Berührungsängste. Mit einem freundlichen Support im Rücken verschwinden diese von ganz allein.
5. Auf- und Abbau auf Messen: Bei mobilen Ausstellungen und Showrooms ist guter Support und schnelle Hilfe noch gefragter als ohnehin schon. Unterschätzen Sie nicht den Stress auf Veranstaltungen. Sie arbeiten auf ungewohntem Terrain mit nicht immer optimalen Gegebenheiten. Ihr Team besteht unter Umständen aus neuen Mitarbeitenden und Dienstleistern. Glauben Sie uns, Sie werden es nicht bereuen, einen kompetenten Support für technische Anliegen zu haben, der weiß, was zu tun ist und sofort helfen kann.
6. Geplante Software- und Firmware-Updates: Grundsätzlich werden sämtliche automatisierten Software- und Firmware-Updates (beispielsweise Windows-Updates) für Ausstellungen deaktiviert. Denn natürlich wollen Sie nicht, dass ein überraschender Installationsvorgang das Erlebnis Ihres Zielpublikums mit einer Warteanimation trübt. Auch kann ein Update ungewollte Nebeneffekte im Zusammenspiel der Komponenten herbeiführen. Dennoch sind regelmäßige Sicherheitsupdates bzw. sinnvolle Firmware-Updates der Hardware-Komponenten unverzichtbar. Nur sollten Sie diese auf kontrollierte Wartungs-Termine verschieben. (Unabhängig davon sind Ausstellungs-Netzwerke stets von produktiven IT-Systemen getrennt, sodass ggf. ausstehende Sicherheits-Updates keinen negativen Einfluss auf die Sicherheit haben können.)

Kosten sparen bei Wartung und Support

Im Idealfall bietet der Dienstleister, mit dem Sie die interaktive Ausstellung umsetzen, auch Wartung und Support an. Das sorgt für Verbindlichkeit und klare Verantwortungsbereiche. Die Angebotsposition „Wartung und Support“ mag Ihnen wie eine gute Option zum Sparen vorkommen, solange Sie noch weit entfernt von einer fertigen Ausstellung sind. Er wird jedoch den reibungslosen Betrieb ihres einzigartigen Auftritts sicherstellen, in den Sie ab diesem Zeitpunkt viele Gedanken und Arbeit stecken.

Letztlich liegt das Spannungsfeld zwischen möglichst geringen laufenden Kosten und einer möglichst 100%-igen Betriebsfähigkeit Ihrer Ausstellung.

Unsere Empfehlung: Halten Sie die monatlichen Fixkosten so gering und die Vertragslaufzeit so flexibel wie möglich. Im Bedarfsfall wird eine notwendige Vor-Ort-Wartung dann nach Aufwand abgerechnet (z.B. Fehlerprotokolle lokal auslesen, Updates einspielen oder Systeme reinigen und prüfen.) 

Achten Sie zudem auf die Dauer und den Umfang der angebotenen Gewährleistung. Erfahrene Anbieter sind von der Zuverlässigkeit ihres Systems überzeugt und kommen Ihnen in diesem Punkt entgegen. Was Sie in jedem Fall brauchen, ist ein gut erreichbarer Support.

Interaktive Ausstellungen – Hilfe bei allen Fragen und Problemen

Egal, wo es klemmt – Ihr Support muss per Telefon und E-Mail erreichbar sein. Und das mindestens innerhalb der Öffnungszeiten der Ausstellung oder des Showrooms. Ein internationaler Auftritt benötigt ggf. Ansprechpersonen, die Ihnen in mehreren Sprachen und über Zeitzonen hinweg zur Seite stehen. Lassen sich Ihre Fragen und Probleme durch Kommunikation allein nicht lösen, ist eine kurzfristige Fernwartung der Systeme (z.B. remote Zugriff per TeamViewer) enorm hilfreich. Zum Glück ist nur in den seltensten Fällen ein Austausch defekter Hardware vor Ort notwendig.

Ein Wartungs- und Supportvertrag regelt die inklusiven und exklusiven Leistungen im Detail. Achten Sie vor Unterzeichnung des Vertrags auch auf die zugesicherten Reaktions- und Lösungszeiten, die sogenannten SLA (Service-Level-Agreement).

Ein Tipp noch zum Schluss: Hinterlegen Sie die Kontaktdaten des Supports an so vielen Stellen wie möglich! In der Dokumentation zu den Exponaten, im Smartphone, im Wiki, im CMS, als Aufkleber am Exponat usw. Wenn es Ihnen übertrieben vorkommt, sind Sie auf der sicheren Seite.

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